Het gaat goed met creatieve ondernemers. Jullie hebben het druk. Handgemaakte, ambachtelijke creaties zijn gewild. Dat is goed nieuws! Maar soms hebben jullie het zo druk dat je nee moet zeggen tegen klanten of dat tussendoor opdrachten niet meer mogelijk zijn. Je ziet door de bomen het bos niet meer: kun je die nieuwe klant nu wel of niet aannemen en wanneer is de creatie dan af? Wanneer heb je nog tijd om bij te scholen, je marketing bij te houden, nieuwe collecties te ontwerpen en o ja, ook belangrijk, van je gezin te genieten?
Een van de belangrijkste oplossingen voor dit probleem is een papieren of elektronische agenda. Mits je deze goed gebruikt, kun je in 1 oogopslag zien of je nog plek hebt voor dat nieuwe project, die nieuwe klant of die gave cursus die binnenkort gegeven wordt. Zodat je tijd overhoudt om op de bank liggend een goed boek te lezen of met de familie naar de film te gaan.
Zelf ga ik zaken gestructureerd aan pakken met mijn nieuwe 2016 agenda. Niet mijn sterkste punt maar noodzakelijk omdat ik anders verdrink in alle zaken die ik nog wil/moet doen en ik van hot naar haar vlieg qua werkzaamheden. Ik heb een papieren agenda op A-3 formaat met 7 dagen verdeeld over 2 pagina’s. Elke dag is verder opgedeeld in blokken van een uur, van 8.00 uur ’s ochtends tot 19.00 uur s’avonds. Het is dus een echte werkagenda. Mijn prive agenda is een hippe agenda die in mijn handtas past. Stukken kleiner omdat die alleen de avonden en weekenden hoeft bij te houden.
Maar hoe plan je dan in zo’n superagenda? Volg onderstaande simpele stappen en alle dagen worden heerlijk overzichtelijk voor je! Pak je agenda (papier of electronisch) en neem de volgende stappen:
- Streep alle dagen door waarop je zeker niet wilt werken. Denk aan feestdagen (Kerst, Oud & Nieuw, pasen, etc) maar ook verjaardagen van jezelf of familie, vakanties etc. Zelf houd ik als regel aan dat ik minimaal 1 dag in de week voor mezelf wil hebben (meestal het weekend omdat mijn echtgenoot dan ook thuis is) dus die streep ik ook structureel af. Op die dagen wordt er dus in principe NIET gewerkt.
- Heb je bepaalde activiteiten die je altijd op een vast tijdstip doet? Plan die dan structureel in. Dit is bij een elektronische agenda minder werk dan bij een papieren agenda, maar vooruit even doorbijten. Ik doe op woensdagochtend de (financiële) administratie, en schrijf mijn blogposts op maandagmiddag. Elke ochtend tussen 8.00 en 8.30 heb ik tijd voor mijn emails, net als ’s middags tussen 17.00 en 13.30 uur. Dit staat ook in mijn agenda, zodat ik niet stiekum projecten plan op deze tijden. Honden uitlaten behoort ook tot mijn dagelijkse “werkzaamheden” dus het uurtje wandelen tussen de middag staat er ook keurig in.
- Klanten kunnen bij mij niet zomaar binnen komen vallen. Ik werk vanuit huis en vind het niet prettig als mensen onverwacht voor de deur staan. Bovendien haalt dit me uit mijn werkzaamheden en concentratie waardoor ik achterstand kan oplopen. Om dit te voorkomen, kunnen klanten (en leveranciers!) dus alleen op afspraak komen. En op tijden die mij uitkomen! En ik val waarschijnlijk in herhaling: ook dit zijn vaste tijden op meerdere dagen in de week. En heb je een keer geen klanten in je agenda staan op die tijden, dan kun je die tijd gebruiken om andere dingen te doen: achterstanden wegwerken, een uurtje surfen over het Internet of eerder ophouden met werken die dag. Het is maar niet hoe het uitkomt.
- En dan pas opdrachten/productiewerk inplannen. Kijk per opdracht hoeveel uur je nodig denkt te hebben of afgesproken hebt. Neem een marge voor onvoorziene omstandigheden want die zijn er altijd! Denk aan bijvoorbeeld 10% meer uren en plan de opdracht terug vanaf het moment dat hij klaar moet zijn. Geef elk project een eigen kleur zodat het nog beter opvalt in je agenda waar jij op een bepaalde dag je aandacht aan besteedt.
Komt er nu een nieuwe klant binnen, op een moment dat jou uitkomt, dan kun je in een oogopslag zien of de deadline van de klant wel in jouw agenda past. Je ziet letterlijk of er nog ruimte is in jouw agenda en als dat niet het geval is, kun je ook aangeven wanneer jij wel tijd aan deze opdracht zou kunnen besteden. Komt dat de klant niet uit, dan kun je hem altijd doorverwijzen naar een collega. Jouw agenda zit immers vol!
En ben jij niet zo van de papieren agenda? Geen nood, dit kan ook heel makkelijk met een electronische agenda zoals die bijv. van Google. Voordeel daarvan is dat je agenda’s kunt koppelen en dus ook agenda’s van evt medewerkers kunt gebruiken om projecten in te plannen. En je hebt je agenda altijd bij de hand (als je een smartphone hebt…). Misschien toch een reden om over te stappen op een elektronische agenda?
Geef een reactie